Pianificare bene l’acquisto di imballaggi per la ristorazione

La chiusura è passata, la prossima consegna è in arrivo e proprio box per hamburger, bicchieri di carta o shopper di carta iniziano a scarseggiare. Nell’acquisto di imballaggi per la ristorazione i costi inutili nascono raramente da un singolo prodotto. Nascono quando quantità, formati e ambiti d’uso non corrispondono all’attività quotidiana reale. Chi si approvvigiona di imballaggi in modo sistematico assicura il servizio al banco, accelera il lavoro del team e tiene d’occhio il prezzo per vendita.

Per bar, panetterie, tavole calde, ristoranti e catering conta soprattutto una cosa: l’imballaggio deve essere disponibile al momento giusto e funzionare in modo affidabile. Non si tratta di avere in magazzino quante più varianti possibile. Decisivo è un assortimento standard chiaro che copra gli ordini ricorrenti.

L’acquisto di imballaggi nella ristorazione inizia dai dati di consumo

Il numero più importante non è la quantità dell’ultima consegna, ma il consumo reale a settimana. Un bar con un’alta quota di asporto ha bisogno di riserve diverse da un ristorante che serve i piatti soprattutto sul posto. Anche giorni della settimana, stagione, eventi e consegne a domicilio cambiano sensibilmente il fabbisogno.

Rileva quindi per ogni imballaggio principale il consumo medio settimanale. Ne fanno parte ad esempio bicchieri con coperchi adatti, tovaglioli, sacchetti di carta, box per menu, sacchetti per panini o posate monouso. Calcola poi una riserva di sicurezza. Protegge da ritardi di consegna, attività inaspettatamente intensa o una misura esaurita all’improvviso.

Spesso basta una pianificazione semplice: consumo settimanale più riserva dà la scorta minima. Appena viene raggiunta, si riordina. Per gli articoli con rotazione particolarmente alta, come bicchieri per caffè, sacchetti per panetteria o box per hamburger, conviene un ritmo d’ordine fisso. Questo riduce gli ordini singoli ed evita acquisti sostitutivi frettolosi in cui prezzo, materiale o misura non sono adatti.

Non ogni imballaggio va acquistato nella stessa quantità. I formati standard ruotano rapidamente e si possono tenere a scorta in grandi confezioni a buon prezzo. Le misure speciali per prodotti stagionali, singoli menu o occasioni particolari conviene acquistarle in base al bisogno. Così il magazzino resta ordinato e il capitale non resta per mesi in imballaggi poco usati.

Prima il prodotto, poi il formato adatto

Un imballaggio fa parte dell’esperienza del prodotto. Un croissant ha bisogno di una protezione diversa da un panino farcito, le patatine calde pongono requisiti diversi da un’insalata fredda. Per questo la scelta dovrebbe sempre iniziare dall’alimento e dal canale di consegna.

Per i prodotti da forno conta spesso la combinazione di consegna igienica, gestione rapida e presentazione attraente. Sacchetti per panetteria e sacchetti di carta in carta kraft sono soluzioni pratiche. Per merce delicata o grassa contano inoltre qualità della carta e misura adatte. Se il sacchetto è troppo piccolo, il prodotto ne soffre. Se è molto più grande, l’uso di materiale aumenta inutilmente.

Per i piatti da asporto contano tenuta, stabilità e comportamento al calore. Le box per hamburger devono mantenere la forma dell’hamburger e far uscire il vapore in modo sensato. Con insalate, pasta o piatti con salsa è decisivo un coperchio a chiusura sicura. Un contenitore economico non è un risparmio se il liquido fuoriesce, il cibo si inzuppa o nascono reclami.

Anche le bevande richiedono una chiara scelta di sistema. I bicchieri di carta sono adatti alle bevande calde, quelli di plastica spesso a bevande fredde, dessert o frappè. Importante è la compatibilità tra bicchiere e coperchio. Se il team deve distinguere più misure simili o i coperchi non tengono in modo affidabile, si perde tempo e aumentano gli scarti.

Meno varianti accelerano l’attività

Molte attività tengono troppi formati simili. Tre misure di bicchiere con sistemi di coperchio diversi, più shopper inutilmente simili o box che cambiano complicano il servizio e la gestione del magazzino. Meglio un assortimento uniformato consapevolmente.

Per ogni variante verifica: un formato esistente copre lo stesso uso? Un contenitore per alimenti può servire per più piatti? Una misura di shopper va bene per la maggior parte degli ordini? La standardizzazione non fa risparmiare solo sul prezzo d’acquisto. Riduce gli errori alla postazione di imballaggio, semplifica la formazione dei nuovi collaboratori e libera spazio in magazzino.

Scelta del materiale: soppesare funzione, aspetto e smaltimento

Carta kraft, fibra vergine, cartone, plastica o materiali compostabili hanno proprietà diverse. La scelta migliore dipende dall’uso, non da un’etichetta generica. La carta appare in molte applicazioni naturale e di qualità, ma non è automaticamente adatta a ogni cibo umido o molto grasso. La plastica può essere la soluzione pratica per prodotti freddi, liquidi o una presentazione trasparente.

I clienti si aspettano sempre più imballaggi ecologici. Allo stesso tempo le affermazioni di sostenibilità dovrebbero corrispondere al prodotto e allo smaltimento reale. Le soluzioni compostabili possono avere senso se sono adatte al caso d’uso concreto e si tiene conto delle vie di smaltimento locali. Un imballaggio con un buon profilo ambientale serve a poco se in pratica non può essere raccolto o smaltito correttamente.

Per i prodotti di carta fai attenzione all’indicazione del materiale e al contatto previsto con gli alimenti. Con contenuto caldo, umido o grasso sono rilevanti rivestimento, spessore del materiale e costruzione. Con sacchetti trasparenti o di cellophane la visibilità del prodotto può essere un argomento di vendita, ad esempio per prodotti da forno, dolciumi o gastronomia. Decisivo resta che la merce arrivi al cliente fresca, pulita e sicura per il trasporto.

Confrontare bene i costi: prezzo per unità invece che per cartone

Un prezzo per cartone basso sembra attraente a prima vista, ma dice poco sui costi reali. Per il confronto conta il prezzo per pezzo. Considera inoltre se coperchi, inserti, tovaglioli o shopper servono separatamente. Solo il set di imballaggio completo mostra quanto costa davvero un ordine da asporto.

Con consumi elevati le dimensioni delle confezioni sono particolarmente rilevanti. Quantità maggiori riducono spesso il prezzo per pezzo e il lavoro di ordinazione. Conviene soprattutto con articoli standard a rotazione costante. Presupposto sono spazio di magazzino sufficiente e un luogo di stoccaggio asciutto e pulito. Bicchieri di carta, box e sacchetti di carta andrebbero protetti da umidità, polvere e forte esposizione al sole.

Un altro fattore di costo sono gli scarti. Se una box si strappa quando viene impilata, un coperchio chiude male o un bicchiere diventa troppo morbido, i costi salgono nonostante il prezzo d’acquisto conveniente. Prova quindi i nuovi formati prima nel flusso reale: durante riempimento, chiusura, impilamento, trasporto e consegna al cliente. Una piccola prova con campioni evita che un imballaggio inadatto finisca subito in grandi quantità in magazzino.

Organizzare con chiarezza il processo d’ordine

L’acquisto di imballaggi nella ristorazione funziona meglio con responsabilità fisse. Una persona o un piccolo team dovrebbe controllare le giacenze, approvare le quantità e documentare codici articolo o denominazioni di prodotto precise. Così si evitano scambi di misura, colore, materiale o numero di pezzi.

Per gli articoli ricorrenti aiuta una semplice lista d’ordine con l’ultimo prodotto acquistato, la dimensione della confezione, la scorta minima e il consumo abituale. Questa lista non deve essere complicata. Fa però sì che in caso di ferie, malattia o cambio di personale non vengano ordinati imballaggi sbagliati.

Nella pianificazione delle consegne vale: la merce disponibile rapidamente è preziosa, ma non sostituisce le scorte. Pianifica gli ordini in modo che tra ordine e scorta minima ci sia ancora abbastanza tempo. Soprattutto prima di festività, periodi di vacanza, feste cittadine o weekend ad alto fatturato la giacenza andrebbe controllata per tempo.

kgpack supporta questo acquisto pratico con categorie di prodotto chiare, formati comuni e quantità per confezione per il fabbisogno corrente. Così il riordino di sacchetti, bicchieri, box, tovaglioli e stoviglie monouso si integra facilmente nel flusso dell’attività.

Chi verifica regolarmente gli imballaggi in base a consumo, requisiti del prodotto e costo per pezzo crea una base affidabile per la vendita quotidiana. Inizia dai cinque articoli con la rotazione più alta: lì i miglioramenti in disponibilità, spazio di magazzino e costi si vedono di solito più rapidamente.